Do końca lutego trzeba przekazać roczne RMUA

Od początku 2012 r. tzw. roczne RMUA czyli informacje zawarte w miesięcznych, imiennych raportach zusowskich, płatnicy składek są zobligowani przekazywać ubezpieczonemu w podziale na poszczególne miesiące, za rok ubiegły w terminie do dnia 28 lutego roku następnego.

Informacje roczne o składkach oraz wypłaconych świadczeniach, wykazanych w raportach przesłanych do ZUS za 2016 r. należy przygotować i rozdać do 28 lutego 2017 r.

Nie wolno tu zapominać o osobach już niepracujących w zakładzie, którym wypłacono w 2016 r. świadczenia podlegające ozusowaniu.

W obowiązującym stanie prawnym jedynie na wniosek zatrudnionej osoby płatnik musi wydawać miesięczną informację, przy czym powinno to następować nie częściej niż raz na miesiąc za miesiąc poprzedni.

Podmioty zatrudniające nie muszą przekazywać informacji rocznych tym osobom, w przypadku których pobierana jest wyłącznie składka na ubezpieczenie zdrowotne.

Informacje o składkach podmiot zatrudniający może udostępniać na druku ZUS RMUA (według wzoru zamieszczonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów) lub w innej formie, jednak pod warunkiem, że w sporządzonym zestawieniu pojawią się dane wykazane w raportach, o których mowa art. 41 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Chodzi tu głównie o następujące informacje:

• numery identyfikacyjne ubezpieczonego;
• nazwisko i imię;
• wymiar czasu pracy;
• zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne w podziale na ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe, zawierające m.in. dane o tytule ubezpieczenia, podstawie wymiaru składek, kwocie składki w podziale na należną od ubezpieczonego i płatnika składek oraz z innych źródeł finansowania;
• podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne, z uwzględnieniem podziału na podmioty, które finansują składki;
• rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne;
• informacje o wypłaconych zasiłkach oraz wynagrodzeniach z tytułu niezdolności do pracy wypłaconych na podstawie Kodeksu pracy oraz o zasiłkach finansowanych z budżetu państwa;
• oświadczenie płatnika składek, że dane zawarte w raporcie są zgodne ze stanem faktycznym, potwierdzone podpisem płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej.

Informacje roczne powinny ponadto zawierać:

• datę ich wystawienia,
• podpis płatnika składek lub osoby przez niego upoważnionej oraz
• symbol NFZ, do którego przekazywana jest składka na ubezpieczenie zdrowotne.

Przekazywanie ubezpieczonym informacji zawartych w imiennych raportach wysyłanych do ZUS może następować w formie:

• pisemnej lub
• elektronicznej (opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, który można zweryfikować przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu), pod warunkiem uzyskania uprzedniej zgody ubezpieczonego na otrzymywanie dokumentów w takiej postaci.